Положение о обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, владельцем которых является продавец

 

Содержание

  1. Общие понятия и сфера применения

  2. Список баз персональных данных

  3. Цель обработки персональных данных

  4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных

  5. Местонахождение базы персональных данных

  6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

  7. Защита персональных данных: методы защиты, ответственное лицо, сотрудники, осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных

  8. Права субъекта персональных данных

  9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

  10. Государственная регистрация базы персональных данных

 

1. Общие понятия и сфера применения

1.1. Определение терминов:

  • База персональных данных — именованное множество упорядоченных персональных данных в электронной форме и/или в форме карточек персональных данных;

  • Ответственное лицо — определенное лицо, организующее работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, в соответствии с законом;

  • Владелец базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому законом или согласием субъекта персональных данных предоставлено право на обработку этих данных, утверждает цель обработки персональных данных в этой базе данных, устанавливает состав этих данных и процедуры их обработки, если иное не предусмотрено законом;

  • Государственный реестр баз персональных данных — единая государственная информационная система сбора, накопления и обработки сведений о зарегистрированных базах персональных данных;

  • Общедоступные источники персональных данных — справочники, адресные книги, реестры, списки, каталоги, другие систематизированные сборники открытой информации, содержащие персональные данные, размещенные и опубликованные с согласия субъекта персональных данных. Не считаются общедоступными источниками персональных данных социальные сети и интернет-ресурсы, на которых субъект персональных данных размещает свои персональные данные (за исключением случаев, когда субъект персональных данных явно указывает, что персональные данные размещены с целью их свободного распространения и использования);

  • Согласие субъекта персональных данных — любое документированное, добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки;

  • Обезличивание персональных данных — удаление сведений, позволяющих идентифицировать личность;

  • Обработка персональных данных — любое действие или совокупность действий, совершаемых полностью или частично в информационной (автоматизированной) системе и/или в карточках персональных данных, связанных с сбором, регистрацией, накоплением, хранением, адаптацией, изменением, обновлением, использованием и распространением (распространением, реализацией, передачей), обезличиванием, уничтожением сведений о физическом лице;

  • Персональные данные — сведения или совокупность сведений о физическом лице, которое идентифицировано или может быть конкретно идентифицировано;

  • Распорядник базы персональных данных — физическое или юридическое лицо, которому владельцем базы персональных данных или законом предоставлено право обрабатывать эти данные. Не является распорядником базы персональных данных лицо, которому владельцем и/или распорядником базы персональных данных поручено осуществлять работы технического характера с базой персональных данных без доступа к содержанию персональных данных;

  • Субъект персональных данных — физическое лицо, относительно которого в соответствии с законом осуществляется обработка его персональных данных;

  • Третье лицо — любое лицо, за исключением субъекта персональных данных, владельца или распорядника базы персональных данных и уполномоченного государственного органа по вопросам защиты персональных данных, которому владельцем или распорядником базы персональных данных осуществляется передача персональных данных в соответствии с законом;

  • Особые категории данных — персональные данные о расовой или этнической принадлежности, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или сексуальной жизни.

1.2. Настоящее Положение обязательно к применению ответственными лицами и сотрудниками продавца, которые непосредственно осуществляют обработку и/или имеют доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей.

2. Список баз персональных данных

2.1. Продавец является владельцем следующих баз персональных данных:

  • база персональных данных контрагентов.

3. Цель обработки персональных данных

3.1. Целью обработки персональных данных в системе является обеспечение реализации гражданско-правовых отношений, предоставление, получение и осуществление расчетов за приобретенные товары и услуги в соответствии с Налоговым кодексом Украины, Законом Украины "О бухгалтерском учете и финансовой отчетности в Украине".

4. Порядок обработки персональных данных: получение согласия, уведомление о правах и действиях с персональными данными субъекта персональных данных

4.1. Согласие субъекта персональных данных должно быть добровольным волеизъявлением физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных в соответствии с сформулированной целью их обработки.

4.2. Согласие субъекта персональных данных может быть предоставлено в следующих формах:

  • документ на бумажном носителе с реквизитами, позволяющими идентифицировать этот документ и физическое лицо;

  • электронный документ, содержащий обязательные реквизиты, позволяющие идентифицировать этот документ и физическое лицо. Добровольное волеизъявление физического лица относительно предоставления разрешения на обработку его персональных данных целесообразно удостоверять электронной подписью субъекта персональных данных;

  • отметка на электронной странице документа или в электронном файле, обрабатываемом в информационной системе на основе документированных программно-технических решений.

4.3. Согласие субъекта персональных данных предоставляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.4. Уведомление субъекта персональных данных о включении его персональных данных в базу персональных данных, правах, определенных Законом Украины "О защите персональных данных", цели сбора данных и лицах, которым передаются его персональные данные, осуществляется при оформлении гражданско-правовых отношений в соответствии с действующим законодательством.

4.5. Обработка персональных данных о расовой или этнической принадлежности, политических, религиозных или мировоззренческих убеждениях, членстве в политических партиях и профессиональных союзах, а также данных, касающихся здоровья или сексуальной жизни (особые категории данных) запрещается.

5. Местонахождение базы персональных данных

5.1. Указанные в разделе 2 настоящего Положения базы персональных данных находятся по адресу продавца.

6. Условия раскрытия информации о персональных данных третьим лицам

6.1. Порядок доступа к персональным данным третьих лиц определяется условиями согласия субъекта персональных данных, предоставленного владельцу персональных данных для их обработки, или в соответствии с требованиями закона.

6.2. Доступ к персональным данным третьей особе не предоставляется, если указанное лицо отказывается принять на себя обязательства по обеспечению выполнения требований Закона Украины "О защите персональных данных" или не в состоянии их обеспечить.

6.3. Субъект отношений, связанных с персональными данными, подает запрос о доступе (далее - запрос) к персональным данным владельцу персональных данных.

6.4. В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место жительства (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность физического лица, подающего запрос (для физического лица - заявителя);

  • наименование, местонахождение юридического лица, подающего запрос, должность, фамилия, имя и отчество лица, подтверждающего запрос; подтверждение того, что содержание запроса соответствует полномочиям юридического лица (для юридического лица - заявителя);

  • фамилия, имя и отчество, а также другие сведения, позволяющие идентифицировать физическое лицо, касаемо которого делается запрос;

  • информация о базе персональных данных, по которой подается запрос, или информация о владельце или распорядителе этой базы персональных данных;

  • перечень персональных данных, запрашиваемых в запросе;

  • цель и/или правовые основания для запроса.

6.5. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней с дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных уведомляет заявителя о том, что запрос будет удовлетворен, или что соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, определенного в соответствующем нормативно-правовом акте. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней с момента его поступления, если иное не предусмотрено законом.

6.6. Отсрочка доступа к персональным данным третьих лиц допускается, если необходимые данные не могут быть предоставлены в течение тридцати календарных дней с дня поступления запроса. При этом общий срок решения вопросов, поставленных в запросе, не может превышать сорок пяти календарных дней.

6.7. Уведомление о отсрочке направляется третьему лицу, подавшему запрос, в письменной форме с разъяснением порядка обжалования такого решения.

6.8. В уведомлении об отсрочке указываются:

  • фамилия, имя и отчество должностного лица;

  • дата отправки уведомления;

  • причина отсрочки;

  • срок, в течение которого будет удовлетворен запрос.

6.9. Отказ в доступе к персональным данным допускается, если доступ к ним запрещен согласно закону.

6.10. В уведомлении об отказе указываются:

  • фамилия, имя, отчество должностного лица, отказывающего в доступе;

  • дата отправки уведомления;

  • причина отказа.

6.11. Решение об отсрочке или отказе в доступе к персональным данным может быть обжаловано в суд.

7. Защита персональных данных: способы защиты, ответственное лицо, сотрудники, осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных обязанностей, срок хранения персональных данных

7.1. Владелец базы персональных данных оснащен системными и программно-техническими средствами и средствами связи, которые предотвращают утрату, кражу, несанкционированное уничтожение, искажение, подделку, копирование информации и соответствуют требованиям международных и национальных стандартов.

7.2. Ответственное лицо организует работу, связанную с защитой персональных данных при их обработке, согласно закону. Ответственное лицо определяется приказом Владельца базы персональных данных.

Обязанности ответственного лица по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке, указываются в должностной инструкции.

7.3. Ответственное лицо обязано:

  • знать законодательство Украины в области защиты персональных данных;

  • разработать процедуры доступа к персональным данным сотрудников в соответствии с их профессиональными или служебными или трудовыми обязанностями;

  • обеспечить выполнение сотрудниками Владельца базы персональных данных требований законодательства Украины в области защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных;

  • разработать порядок (процедуру) внутреннего контроля за соблюдением требований законодательства Украины в области защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных, который, в частности, должен включать нормы относительно периодичности проведения такого контроля;

  • уведомлять Владельца базы персональных данных о фактах нарушений сотрудниками требований законодательства Украины в области защиты персональных данных и внутренних документов, регулирующих деятельность Владельца базы персональных данных по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных не позднее одного рабочего дня со дня выявления таких нарушений;

  • обеспечить сохранность документов, подтверждающих предоставление субъектом персональных данных согласия на обработку своих персональных данных и уведомление указанного субъекта о его правах.

7.4. С целью выполнения своих обязанностей ответственное лицо имеет право:

  • получать необходимые документы, в том числе приказы и другие распорядительные документы, выданные Владельцем базы персональных данных и связанные с обработкой персональных данных;

  • делать копии полученных документов, в том числе копии файлов, любых записей, хранящихся в локальных вычислительных сетях и автономных компьютерных системах;

  • участвовать в обсуждении выполняемых им обязанностей по организации работы, связанной с защитой персональных данных при их обработке;

  • предлагать улучшения в деятельности и совершенствование методов работы, предоставлять замечания и варианты устранения выявленных недостатков в процессе обработки персональных данных;

  • получать разъяснения по вопросам осуществления обработки персональных данных;

  • подписывать и визировать документы в пределах своей компетенции.

7.5. Сотрудники, осуществляющие обработку и/или имеющие доступ к персональным данным в связи с выполнением своих служебных (трудовых) обязанностей, обязаны соблюдать требования законодательства Украины в области защиты персональных данных и внутренних документов по обработке и защите персональных данных в базах персональных данных.

7.6. Сотрудники, имеющие доступ к персональным данным, в том числе осуществляющие их обработку, обязаны не допускать разглашения любым способом персональных данных, которые им были доверены или стали известны в связи с выполнением профессиональных или служебных или трудовых обязанностей. Такое обязательство действует после прекращения ими деятельности, связанной с персональными данными, кроме случаев, установленных законом.

7.7. Лица, имеющие доступ к персональным данным, в том числе осуществляющие их обработку, в случае нарушения ими требований Закона Украины «О защите персональных данных» несут ответственность согласно законодательству Украины.

7.8. Персональные данные не должны храниться дольше, чем это необходимо для цели, для которой такие данные сохраняются, но в любом случае не дольше срока хранения данных, установленного согласием субъекта персональных данных на обработку этих данных.

8. Права субъекта персональных данных

8.1. Субъект персональных данных имеет право:

  • знать о местонахождении базы персональных данных, содержащей его персональные данные, ее назначении и наименовании, местонахождении и/или месте жительства (пребывания) владельца или управляющего этой базой или дате выдачи соответствующего поручения на получение этой информации уполномоченными лицами, за исключением случаев, установленных законом;

  • получать информацию об условиях предоставления доступа к персональным данным, в том числе информацию о третьих лицах, которым передаются его персональные данные, содержащиеся в соответствующей базе персональных данных;

  • иметь доступ к своим персональным данным, содержащимся в соответствующей базе персональных данных;

  • получать не позднее, чем в течение тридцати календарных дней с дня поступления запроса, за исключением случаев, предусмотренных законом, ответ о том, сохраняются ли его персональные данные в соответствующей базе персональных данных, а также получать содержание его персональных данных, которые сохраняются;

  • предъявлять мотивированный запрос с возражением против обработки своих персональных данных органами государственной власти, органами местного самоуправления при осуществлении их полномочий, предусмотренных законом;

  • предъявлять мотивированный запрос относительно изменения или уничтожения своих персональных данных любым владельцем и управляющим этой базой, если эти данные обрабатываются незаконно или являются недостоверными;

  • на защиту своих персональных данных от незаконной обработки и случайной утраты, уничтожения, повреждения в связи с умышленным скрытием, непредоставлением или несвоевременным их предоставлением, а также на защиту от предоставления информации, которая является недостоверной или порочащей честь, достоинство и деловую репутацию физического лица;

  • обращаться по вопросам защиты своих прав относительно персональных данных к органам государственной власти, органам местного самоуправления, полномочия которых включают осуществление защиты персональных данных;

  • применять средства правовой защиты в случае нарушения законодательства о защите персональных данных.

9. Порядок работы с запросами субъекта персональных данных

9.1. Субъект персональных данных имеет право на получение любой информации о себе от любого субъекта отношений, связанных с персональными данными, без указания цели запроса, за исключением случаев, предусмотренных законом.

9.2. Доступ субъекта персональных данных к данным о себе осуществляется бесплатно.

9.3. Субъект персональных данных представляет запрос на доступ (далее - запрос) к персональным данным владельцу базы персональных данных.

В запросе указываются:

  • фамилия, имя и отчество, место жительства (место пребывания) и реквизиты документа, удостоверяющего личность субъекта персональных данных;

  • другие сведения, которые позволяют идентифицировать личность субъекта персональных данных;

  • сведения о базе персональных данных, касающейся которой представляется запрос, или сведения о владельце или управляющем этой базой;

  • перечень персональных данных, запрашиваемых.

9.4. Срок рассмотрения запроса на предмет его удовлетворения не может превышать десяти рабочих дней с дня его поступления. В течение этого срока владелец базы персональных данных сообщает субъекту персональных данных, что запрос будет удовлетворен или соответствующие персональные данные не подлежат предоставлению, с указанием основания, установленного соответствующим нормативно-правовым актом.

9.5. Запрос удовлетворяется в течение тридцати календарных дней с дня его поступления, если иное не предусмотрено законом.

10. Государственная регистрация базы персональных данных

10.1. Государственная регистрация баз персональных данных осуществляется в соответствии со статьей 9 Закона Украины «О защите персональных данных».